修訂必要性
水利工程檔案是水利工程項目建設(shè)管理的重要內(nèi)容，當前全國各類水利工程建設(shè)項目全面推進，工程檔案管理方面還存在一些突出問題。一是重建輕管的現(xiàn)象較為普遍。工程建設(shè)各有關(guān)單位對檔案工作不夠重視，項目法人和參建單位在項目文件管理人員、項目檔案管理人員、檔案工作經(jīng)費等方面配置不足、力量薄弱，重視工程建設(shè)進度和質(zhì)量，輕視項目文件和檔案管理等基礎(chǔ)性工作，檔案完整性、準確性上出現(xiàn)較多問題。二是參建各方對工程檔案管理職責的理解存在偏差。許多參建單位認為水利工程檔案管理是項目法人的職責內(nèi)容，監(jiān)理、施工等單位只要把建設(shè)過程中形成的文件材料交給項目法人整理就可以；項目法人各業(yè)務部門也認為文件材料整理歸檔等工作應該由檔案管理部門負責，業(yè)務部門干好業(yè)務工作就行。這些認識上的誤區(qū)影響了工程檔案管理的質(zhì)量。三是竣工圖編制存在問題較多。竣工圖編制說明、編制依據(jù)、修改和重繪要求、竣工圖折疊、竣工圖章和竣工圖審核章使用、檔號章填寫等方面還存在與規(guī)范要求不一致的問題。
《規(guī)定》就當前水利工程建設(shè)項目檔案管理面臨的突出問題提出了針對性要求，特別是強化工程檔案與工程建設(shè)同步管理，要求把檔案工作融入建設(shè)管理全過程，納入建設(shè)計劃、質(zhì)量保證體系、項目管理程序、合同管理和崗位責任制，確保實現(xiàn)檔案工作與項目管理的深度融合，確保工程檔案完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，滿足水利工程建設(shè)項目建設(shè)、管理、監(jiān)督、運行和維護等活動在證據(jù)、責任和信息等方面的需要。
明晰職責任務
水利工程項目建設(shè)規(guī)模大、參建單位多，文件材料涉及面廣、歸檔部門多，必須要明晰項目法人、參建各單位對工程檔案的管理職責，才能實現(xiàn)統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準的檔案管理要求?！兑?guī)定》分別對項目法人、項目法人檔案管理機構(gòu)、項目法人建設(shè)管理相關(guān)部門、參建單位所要履行的職責任務進行了明確要求，確保權(quán)責清晰、各負其責，共同做好工程檔案管理工作。
1. 項目法人主要履行職責任務
項目法人對工程檔案工作負總責。一是要明確檔案工作的分管領(lǐng)導，設(shè)立或明確與工程建設(shè)管理相適應的檔案管理機構(gòu)；建立檔案管理機構(gòu)牽頭、工程建設(shè)管理相關(guān)部門和參建單位參與、權(quán)責清晰的項目檔案管理工作網(wǎng)絡。二是要制定項目文件管理和檔案管理相關(guān)制度，包括檔案管理辦法、檔案分類大綱及方案、項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表、檔案整編細則等。三是要在招標文件中明確項目文件管理要求。與參建單位簽訂合同、協(xié)議時，應設(shè)立專門章節(jié)或條款，明確項目文件管理責任，包括文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數(shù)、整理標準、介質(zhì)、格式、費用及違約責任等內(nèi)容。監(jiān)理合同條款還應明確監(jiān)理單位對所監(jiān)理項目的文件和檔案的檢查、審查責任。四是要建立項目文件管理和歸檔考核機制，對項目文件的形成與收集、整理與歸檔等情況進行考核。對參建單位進行合同履約考核時，應對項目文件管理條款的履約情況做出評價；在合同款完工結(jié)算、支付審批時，應審查項目文件歸檔情況，并將項目文件是否按要求管理和歸檔作為合同款支付前提條件。應將項目檔案信息化納入項目管理信息化建設(shè)，統(tǒng)籌規(guī)劃、同步實施。五是對檔案主管部門和上級主管部門在項目檔案監(jiān)督檢查工作中發(fā)現(xiàn)的問題要及時整改落實，對檢查發(fā)現(xiàn)的檔案安全隱患應及時采取補救措施予以消除。
2. 項目法人檔案管理機構(gòu)主要履行職責任務
檔案管理機構(gòu)是統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工程檔案管理各項工作的核心部門。一是要組織協(xié)調(diào)工程建設(shè)管理相關(guān)部門和參建單位實施項目檔案管理相關(guān)制度。二是要負責制定項目檔案工作方案，對參建單位進行項目文件管理和歸檔交底。三是要負責監(jiān)督、指導工程建設(shè)管理相關(guān)部門及參建單位項目文件的形成、收集、整理和歸檔工作。四是要組織工程建設(shè)管理相關(guān)人員和檔案管理人員開展檔案業(yè)務培訓。五是要參加工程建設(shè)重要會議、重大活動、重要設(shè)備開箱驗收、專項及階段性檢查和驗收。六是要負責審查項目文件歸檔的完整性和整理的規(guī)范性、系統(tǒng)性。七是要負責項目檔案的接收、保管、統(tǒng)計、編研、利用和移交等工作。
3. 項目法人工程建設(shè)管理相關(guān)部門主要履行職責任務
一是要負責對水利工程建設(shè)項目技術(shù)文件的規(guī)范性提出要求。二是要負責對勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工、總承包、檢測、供貨等單位歸檔文件的完整性、準確性、有效性和規(guī)范性進行審查。三是要負責對本部門形成的項目文件進行收發(fā)、登記、積累和收集、整理、歸檔。
4. 參建單位主要履行職責任務
參建單位是開展工程檔案收集整理歸檔的主體。一是要建立符合項目法人要求且規(guī)范的項目文件管理和檔案管理制度，報項目法人確認后實施。二是要負責本單位所承擔項目文件收集、整理和歸檔工作，接受項目法人的監(jiān)督和指導。三是監(jiān)理單位要負責對所監(jiān)理項目的歸檔文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性、有效性和規(guī)范性進行審查，形成監(jiān)理審核報告。
明確歸檔要求
工程檔案必須真實、準確，與工程實際相符，項目文件材料整理歸檔要保證格式規(guī)范、內(nèi)容準確、文字清晰、頁面整潔、編號規(guī)范、簽字及蓋章完備等規(guī)范要求。
1. 強調(diào)照片、聲像檔案收集整理歸檔
照片和音視頻文件歸檔是工程檔案管理中的薄弱項，很多單位對其重視程度不夠，把歸檔文件狹隘理解為紙質(zhì)文件，導致檔案收集不完整、整理不規(guī)范等現(xiàn)象比較突出，造成無法彌補的損失。《規(guī)定》特別強調(diào)，水利工程建設(shè)項目重要活動及事件，原始地形地貌，工程形象進度，隱蔽工程，關(guān)鍵節(jié)點工序，重要部位，地質(zhì)、施工及設(shè)備缺陷處理，工程質(zhì)量或安全事故，重要芯樣，工程驗收等，必須形成照片和音視頻文件，并按照相關(guān)檔案管理規(guī)范進行整理歸檔。
2. 確定工程檔案的歸檔范圍
《規(guī)定》附件2中制定了水利工程建設(shè)項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表，從前期工作、征地補償與移民安置、建設(shè)實施（工程建設(shè)管理文件、招標投標/合同協(xié)議文件、施工文件、設(shè)備制造/采購文件、信息系統(tǒng)開發(fā)文件、監(jiān)理監(jiān)造文件、科研項目文件）、生產(chǎn)準備/試運行、竣工驗收等5個類別提出了167方面應歸檔文件材料的范圍，并注明了保管期限。這個歸檔范圍和保管期限是從全國各類水利工程建設(shè)項目中總結(jié)歸納的，結(jié)合到具體的水利工程建設(shè)項目，必須根據(jù)實際情況，由項目法人技術(shù)負責人牽頭、各工程建設(shè)管理部門和參建單位技術(shù)負責人員、檔案員參加，共同研究制定適合本項目實際的文件歸檔范圍和檔案保管期限表，印發(fā)工程管理各部門和各參建單位對照執(zhí)行，確保應歸檔文件材料收集齊全完整。需要提醒注意的是，該文件歸檔范圍不能直接作為項目檔案分類方案使用。
3. 建立工程檔案審查機制
項目法人與參建單位按照職責分工，分別組織對歸檔文件進行質(zhì)量審查。一是施工文件、設(shè)備采購制造文件，參建單位組卷、整理完畢并自查后，依次由監(jiān)理單位、項目法人工程建設(shè)管理部門、項目法人檔案管理機構(gòu)進行審查。二是信息系統(tǒng)文件，參建單位組卷、整理完畢并自查后，依次由監(jiān)理單位、項目法人信息化管理部門、項目法人檔案管理機構(gòu)進行審查。三是監(jiān)理文件、總承包文件、科研項目文件和第三方檢測文件，有關(guān)單位組卷、整理完畢并自查后，依次由項目法人工程建設(shè)管理部門、項目法人檔案管理機構(gòu)進行審查。四是項目法人各部門文件，依次由部門負責人、項目法人檔案管理機構(gòu)進行審查。各審查責任主體對審查發(fā)現(xiàn)的問題，要形成記錄并反饋被審查單位，被審查單位要及時整改，形成整改閉環(huán)，合格后方可歸檔。
4. 明確各類文件歸檔時間
項目文件何時歸檔，一直以來都是項目法人相關(guān)部門和參建單位牽扯不清的地方，很多項目建設(shè)都出現(xiàn)項目文件歸檔遲滯的現(xiàn)象，有的項目甚至出現(xiàn)參建單位承擔工程完工驗收幾年后其文件尚未歸檔移交的情況，直接影響到項目后續(xù)驗收等相關(guān)工作的開展?！兑?guī)定》從11個方面明確各類文件的具體歸檔時間，要求相關(guān)文件要經(jīng)規(guī)范整理及審查后及時歸檔。一是前期文件在相關(guān)工作結(jié)束時歸檔；二是管理性文件宜按年度歸檔，同一事由產(chǎn)生的跨年度文件在辦結(jié)年度歸檔；三是施工文件（含竣工圖）在項目合同驗收后歸檔，建設(shè)周期長的項目可分階段或按單位工程、分部工程歸檔；四是設(shè)備制造采購文件在相關(guān)工作完成后歸檔；五是信息系統(tǒng)開發(fā)文件在系統(tǒng)驗收后歸檔；六是監(jiān)理文件在監(jiān)理的項目合同驗收后歸檔；七是第三方檢測文件在檢測工作完成后集中歸檔；八是科研項目文件在結(jié)題驗收后歸檔；九是生產(chǎn)準備、試運行文件在試運行結(jié)束時歸檔；十是實行總承包的項目文件在項目合同驗收后歸檔；十一是各專項驗收和竣工驗收文件在驗收通過后歸檔。
5. 明確項目檔案管理卷要求
項目法人檔案管理機構(gòu)負責建立項目檔案管理卷，是《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》中提出的要求，在實際工作中也特別具有現(xiàn)實需求?！兑?guī)定》明確提出，要把項目建設(shè)過程中形成的包括項目概況、管理辦法、分類方案、整理細則、歸檔范圍和保管期限表、標段劃分、參建單位歸檔情況、檔案收集整理情況、交接清冊等凡是能說明項目檔案管理情況的有關(guān)材料組成專門案卷。待項目竣工驗收后，無論是移交工程運行管理單位、項目主管部門、檔案館或者是其他管理人員都可以一目了然地通過項目檔案管理卷了解該工程檔案相關(guān)情況，方便檔案管理和檔案檢索利用。
《規(guī)定》還對項目電子文件和電子檔案管理、檔案驗收與移交等進行了明確規(guī)定，附件1對水利工程建設(shè)項目竣工圖編制要求從6個方面予以專門表述，方便檔案管理人員對照執(zhí)行。
作者:汪福學 巫常林 單位：水利部辦公廳